Чек-лист обязательной документации по охране труда в 2024 году

В море поправок, ежегодных изменений законов и вытекающих из них обязательных изменений документов по охране труда сложно разобраться, перелистывая законы в режиме «старый и новый: найти 10 отличий». «Арконс» взял заботу об этом на себя.

Перечень всех документов, которые обязаны подготовить организации, ИП, фирмы и учреждения в соответствии с изменениями законов с 1 сентября 2022 года детально описан ниже. Особенно пригодится начинающим предпринимателям и только начавшим вести управленческую деятельность специалистам.

Приказы

Все мероприятия по охране труда начинаются только после подписания директором приказа по охране труда определенного содержания для каждого вида таких мероприятий. Без него ничего не движется. Приказ по охране труда, образец которого можно скачать со многих сайтов в интернете, бывает сформирован по одной общей схеме:

• информацию о компании;
• слово «Приказ №___» в виде заголовка;
• село или город, в котором он составлен, подписан;
• нормативная база, на основе которой пишется приказ по охране труда;
• основной текст;
• подпись начальника организации

На сайте «Арконс» уже подготовлены некоторые приказы по охране труда, образец которых можно взять за основу для составления своего: Приказ о проведении специальной оценки условий труда, Приказ о назначении ответственного лица за хранение баллонов.

Инструкции по охране труда

С 1 января 2024 года каждое учреждение обязано было переработать старые инструкции и оформить в итоге новые на базе рекомендаций нормативно-правовых актов.

Журналы

Отдельным событиям в деловой жизни отводится особая роль, вследствие чего их необходимо фиксировать в отдельных книгах учета или журналах. Примеры таковых:

1. Журналы проведения инструктажей (разные для отдельных видов).
2. Журнал учета микротравм.
3. Журнал регистрации несчастных случаев.

Если печальное событие уже произошло, следует составить ряд протоколов и актов, составить извещение о несчастном случае, сообщение о последствиях и принятых мерах, получить заключение ГИТ.

Нормативные акты по охране труда приготавливаются следующие:

1. Акт о несчастном случае на производстве (подразделяется на формы Н-1, Н-1 ПС, Н-1 ЧС).
2. Акт о расследовании обстоятельств происшествия, предполагающего гибель работника в результате несчастного случая.
3. Акт о расследовании группового несчастного случая.

Если компания работает в опасных и вредных условиях труда, то нормативные акты по охране труда следует хранить 50 (иногда 75) лет.

Протокол по охране труда

Скрепить подписями и зафиксировать окончание мероприятия помогают протоколы, в которых также содержится ключевая информация, полезная при проверках ГИТ, Ростехнадзора и отдельных других государственных структур.

Самые актуальные протоколы приведены ниже:

1. Протокол осмотра места происшествия.
2. Протокол опроса.
3. Протокол результатов проверки знаний требований охраны труда.

Срок хранения протокола по охране труда любой формы зависит от «вредности» условий труда в организации, учреждении. Самый долгий период предусмотрен для тех, кто осуществляет деятельность в опасной и вредной среде (50-75 лет).

Помимо бумажных документов по охране труда, важно подать некоторые из них в электронном виде на специальных государственных порталах:

• подать в реестр результаты проверки знаний, когда обучение было организовано внутренней комиссией, до 1 марта 2023 года;
• декларацию по результатам СОУТ;
• занести в реестр информацию о ИП и организациях, оказывающих услуги в области ОТ (если это касается вашей фирмы);
• некоторые документы по экологии

На сайты государственных служб отправляются и заявки, к примеру, заявка для регистрации в гос. реестре, подаваемая до 1 марта 2023, при условии, что внутренняя комиссия проводила обучение работников, а не внешняя аутсорсинговая компания.

Редко составляемые, но необходимые документы по охране труда

Существует ряд элементов документооборота, которые довольно статичны. Достаточно уделить им внимание единожды и доставать из архива только по надобности.

Документы по охране труда предполагают наличие:

• программы обучения (например, программа обучения по ОТ для работников при эксплуатации баллонов);
• перечня должностей работников и профессий, для которых стажировки, инструктажи и обучение обязательны (утвержденного приказом);
• отдельная программа обучения безопасным навыкам работы с применением СИЗ;
• протоколов проверки знаний требований ОТ;
• программу стажировки

Важно помнить, что по окончании каждого значимого события составляется протокол по охране труда. Его важность состоит в том, что он позволяет кристаллизировать опыт, отразить динамические и статические переменные, сохранить полученную информацию для дальнейшего использования в справочных целях.

Протокол является неким оформленным итогом мероприятий по охране труда. После проведения спецоценки заполняется Ведомость по СОУТ. Здесь и тут написано, как заполнить ведомости спецоценки условий труда правильно.

Паспортизация

Некоторым фирмам нужно оформлять антитеррористические паспорта, паспорт пожарной безопасности, паспорт ГО и ЧС.

С 1 сентября 2022 года отменена выдача удостоверений сотрудникам по результатам проверки знаний ОТ. Программы инструктажей также более не являются обязательной частью документов по охране труда. Некоторые виды инструктажей теперь можно проводить в рамках инструкций по ОТ.

Отчёты по охране труда

Отчет по форме 1-Т (условия труда) и 7-травматизм сдаются только в электронном виде до 21 января, начиная с 1-ого рабочего дня после празднования Нового года.
7-травматизм подается раз в 3 года (за редки исключением) и называется «Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях». В ряде случаев этот тип отчёта по охране труда нужно подавать ежегодно. Это требуется, если организация ведет деятельность по какой-то из следующих отраслей:

• образование;
• страхование и финансы;
• деятельность экстерриториальных органов и организаций;
• обеспечение военной безопасности и госуправление;
• операции с недвижимым имуществом;
• недифференцированная деятельность домашних хозяйств;
• социальное обеспечение;
• оказание услуг для собственного потребления

1-Т (условия труда) подается всеми компаниями и учреждениями ежегодно (Приказ Росстата от 31.07.2023 N 360). Какие еще отчеты необходимо подавать в Росстат можно узнать путем перехода на сайт Росстата и введения в строке поиска ОГРН, ИНН или ОКПО организации. Далее внизу страницы нажать «Получить», и высветится перечень всех необходимых отчетов.