Как составлять протокол по охране труда на бумаге и в личном кабинете работодателя

Необходимость составлять протокол по охране труда в организации появляется в виду подготовки к проверкам, стремления сократить уровень травматизма, предотвратить несчастный случай, развитие профзаболеваний. Работодатели часто задаются вопросом, как и по какому алгоритму составлять протокол по охране труда. Расскажем в подробностях.

Когда составляется протокол по охране труда и какие данные туда заносятся

Представим начало некой обязательной деятельности в организации. Создается комиссия для ее проведения. Каков принцип ее работы?
Сначала идет сбор информации, ее анализ на заседаниях. По окончании проверочного заседания составляется протокол по охране труда. Он должен отражать как общий ход и результат проведения спецоценки, так и результат проверки знаний требований охраны труда. Иными словами, протокол — это некий сопутствующий документ, заполняемый по ходу оценочной, учебной или другой активности. Он помогает сохранить получаемые сведения и обращаться к ним позже при необходимости.

Какие данные должны содержаться в протоколе по охране труда

Наименование организации, дата, состав членов комиссии (для проверки знаний требований ОТ она должна состоять минимум из 3-х человек) — обязательные атрибуты любого подобного документа. В нем нужно отражать Ф.И.О. участников заседаний, их должности, источник поступления. Последним может быть:

•  государственная инспекция труда субъекта РФ;
• представители органов исполнительной власти;
• должностные лица из органов местного самоуправления

У каждой комиссии бывает председатель и секретарь. Информация о них указывается в первую очередь.
Посреди протокола обычно располагается таблица, где фиксируются наименование производственного помещения, причина проверки и ее результат. Все это записывается с привязкой к Ф.И.О., должности, подписи проверяемого.

Как составить протокол по охране труда в личном кабинете работодателя

Личный кабинет работодателя на сайте Минтруда обладает богатым функционалом. Там можно найти информацию о работнике, просто введя любые из его персональных данных. На экране сразу появится протокол проверки его знаний требований охраны труда, профессия, данные, вносимые в Реестры Минтруда и пр.
Правда есть одно НО: данные наниматель может проверять только по своим работникам. Сайт https://akot.rosmintrud.ru/sout/Statistics/veducatedperson предоставляет возможность проверить данные по сотрудникам собственной организации. Возникает закономерный вопрос: «Как их туда заносить?» Ведь самопроизвольно они там не появляются. Делается это через личный кабинет работодателя по охране труда. Тут читайте, как его создать.
Когда личный кабинет работодателя (ЛКРОТ) уже создан, появляется возможность заносить данные об обученных сотрудниках в Реестр. Вносить данные о работнике можно путем импорта файла или вручную.

Ручной способ подразумевает аутентификацию через Единую общероссийскую справочно-информационную систему по охране труда (ЕИСОТ). Когда идентификация пройдена, в кабинете нужно перейти в «Ожидающие записи» в Реестре обученных по охране труда, нажать «Добавить» и пункт «Создать». На автоматически открывающейся странице » Добавление отложенной записи» фиксируются все данные о работнике, программа, по которой он учился, результат проверки знаний. Обязательно нужно внести туда и номер протокола (который работодатель присваивает самостоятельно).
То есть по сути протокол в личном кабинете работодателя представляет собой добавленную запись в Реестр с сохранением номера бумажного протокола по охране труда.

Реестров на сайте Минтруда, заполняемых через кабинеты работодателей, всего два:

1. Реестр обученных по охране труда.
2. Реестр организаций, проводящих обучение по охране труда самостоятельно.

Притом на право проводить обучение по ОТ своими силами нужно получить специальное разрешение и загрузить его в ЛКРОТ.
Единая информационная система по охране труда предоставляет возможность онлайн-тестирования специалистов по ОТ и всех, для кого высшая степень образования по вопросам техносферной безопасности обязательна: руководство, которое занимается ОТ самостоятельно, инженеры по ОТ.

Какими бывают протоколы по охране труда

Из текста выше видно, что протоколы по охране труда бывают такими, что составляются в результате деятельности некой проверочной комиссии, и теми, которые являются информационными записями в Реестрах Минтруда.
Рассмотрим первую разновидность — обычный бумажный протокол по охране труда. Необходимость в нем возникает в период проведения некого мероприятия, проверки, аудита или оценки. Для многих организованных мероприятий (расследование несчастного случая, спецоценка условий труда, проверка знаний требований охраны труда) создается комиссия. Но ее работа немыслима без протоколирования участников, замеров, наблюдений и их письменной фиксации. Инструментом такой фиксации и становится протокол по охране труда, составлять который нужно с соблюдением всех норм. Виды протоколов по охране труда:

• обучения по ОТ;
• проверки знаний по ОТ;
• расследования несчастного случая;
• спецоценки условий труда;
• оценки профрисков

Любая деятельность, как может быть видно из производственного процесса, сопровождается протоколированием. Составление протокола сродни контейнированию информации, ее оформлению и грамотному представлению для дальнейшего использования. Поэтому сколько типов мероприятий существует и проводится в ИП или юрлица, столько разновидностей протоколов и составляется.
Другими методами фиксации происходящего в ИП или юрлица являются журналы. Однако, они не описывают процесс, а закрепляют в себе лишь результат. Так, выделяют журналы инструктажей, медосмотров, микроповреждений, проверки знаний требований ОТ и прочие.
Шаблоны протоколов можно купить у центра экспертизы и сертификации «Арконс». Правила их составления меняются почти ежегодно, поэтому при отсутствии знаний о грамотном заполнении и формировании протокола легко ошибиться и получить штраф.